Spoortz update, til ledere og trenere i Høvik IF.

Først av alt vil vi på vegne av Spoortz AS beklage driftsproblemene som har rammet oss fra midten av desember 2019.

Dette har skapt komplikasjoner og problemer for alle som er med å gjøre en innsats i klubben vår, både for styre & stell og ikke minst dere lagledere og trenere.

Spoortz har jobbet gjennom julen, og jobber fremdeles med ekstern bistand for å løse problemet, men lovnader om «ferdig-dato» har dessverre blitt overskredet flere ganger. Bakgrunnen for problemet er at systemet gikk ned ved re-start etter planlagt vedlikehold hos deres driftspartner kombinert med at backup-rutinen har vært sviktende i forkant. I sum har dette skapt en omfattende gjenopprettingsjobb.

Klubben har vært i hyppig kontakt med Spoortz, og status per 14. januar som redegjort fra Spoortz er:

 Primære data er sikret og i ferd med å bli gjenopprettet på rett struktur. Tid for gjenoppretting er ikke spesifisert annet enn «snarlig». Data som er sikret inkluderer medlemsregister fra desember 2019 samt informasjon om fakturautsendelse (og evt innbetalinger) som er gjort frem til driftsstans. Det kan tillegges at administrasjonen i Høvik IF også gjorde en manuell backup av medlemsregister i desember. Dette er en trygghet i nåværende situasjon.

 Plattformen som inkluderer både web og app skal i hovedsak være klar så snart kildedataene er ferdig gjenopprettet.

For oss som klubb skaper driftsstansen flere problemer på kort sikt, blant annet:

1. Fakturering og betaling av faktura

2. Administrasjon og vedlikehold av medlemsregister

3. Publisering av innhold på web og app

4. Organisering av lag med kamper, treninger osv

For 4) har god innsats fra lagledere med bruk av andre tilgjengelige kanaler som Epost, Facebook, Spond el.l vært midlertidig løsning. For 1), 2) og 3) har vi foreløpig ikke aktivert en plan B. Dersom driftsproblemene ikke er løst innen 2 uker vil vi kommunisere en plan B for fakturering som i så fall vil kreve samarbeid mellom økonomiansvarlige på lagene og i klubben sentralt. Det er forøvrig verdt å nevne at «Tripletex» som er regnskapssystemet vårt og verktøyet for refusjon av utlegg ikke er integrert med Spoortz og dermed ikke påvirket av driftsproblemene.

Åpenbart reiser situasjonen også spørsmål rundt den langsiktige løsningen for digitale verktøy i styring av klubben. Hovedstyret vil starte et initiativ for å evaluere dette etter at de kortsiktige problemene er håndtert. Både kvalitet/robusthet, funksjonalitet, integrasjon med andre systemer, absolutte krav fra Idrettsforbundet, osv vil være en del av denne vurderingen ift. de fire bruksområdene som nevnt ovenfor. Vi vil i dette initiativet ønske deltakelse/representasjon fra lagledere i både bandy og fotball.

Daglige oppdateringer på status finnes forøvrig på Facebook-siden til Spoortz.

Med vennlig hilsen

Hovedstyret i Høvik IF